Die Debitorenfunktion dient der Zusammenstellung und kaufmännischen Abrechnung von Ladetransaktionen.
Wenn die Funktion für Ihren Zugang freigeschaltet ist, finden Sie den Menupunkt Debitor links im Hauptmenu:
Die Debitorenverwaltung erlaubt das Anlegen und Editieren von Debitoren, also Rechnungsempfängern. Ein Debitor erhält einen Abrechnungsbeleg pro Monat, in dem eine beliebige Anzahl von Ladetransaktionen zusammengefasst wird. Die Transaktionen werden mit Preisen ausgewiesen. Die Preise sind für jeden Debitor einstellbar. Der Abrechnungsbeleg stellt keine Rechnung dar – diese muss außerhalb des Backends in dem von Ihrem Unternehmen genutzten kaufmännischen System generiert werden.
Anlegen von Debitoren
Über das +-Symbol legen Sie einen neuen Debitor an. Zunächst vergeben Sie nur Name und Anschrift und speichern den Debitor.
Erst im nächsten Schritt editieren Sie die Details über das Aktionsmenu (Dropdown rechts im Bild). Dort wählen Sie Bearbeiten.
Im Bearbeiten-Formular können Sie den neuen Debitor nun um weitere Stammdaten ergänzen, z.B. auch die Kundennummer aus Ihrem vorhandenen kaufmännischen System (Debitoren-Nummer). Diese Nummer wird im PDF Abrechnungsbeleg auch angedruckt und erleichtert die Zuordnung:
Die Stammdaten werden ebenfalls im PDF Bericht als Anschriftfeld angedruckt:
Die Absenderinformation (hier im Beispiel links die Anschrift von Theißen Industrietechnik und rechts die Sachbearbeiterinformation) entnimmt das System den Gruppeneinstellungen. Sie können dem Debitor auch eine Kontaktperson hinzufügen. Diese Daten werden nicht auf dem Beleg angedruckt.
Abrechnungsbeleg: Mailadresse und Texte einstellen
Im nächsten Abschnitt können Sie den Abrechnungsbeleg für diesen Debitor konfigurieren. Zuerst legen Sie eine E-Mail-Adresse fest, an die der Abrechnungsbeleg per E-Mail versendet wird. Die E-Mail wird automatisch zum 1. jeden Monats an diese Adresse verschickt. Der Abrechnungsbeleg wird an die E-Mail als PDF angehängt. Ist keine Mailadresse hinterlegt, wird auch keine E-Mail versendet.
Viele Nutzer hinterlegen hier die Mailadresse der eigenen Buchhaltung, da ja noch eine kaufmännische Rechnung erstellt werden muss und verwenden den Abrechnungsbeleg als Anhang zu dieser Rechnung.
Die Infotexte werden so wie hinterlegt im PDF bzw in der E-Mail ausgegeben und dienen der Übermittlung von Informationen an den Empfänger, z.B. Möglichkeiten, Sie für Fragen zu kontaktieren.
Ladestrompreis einstellen
Im letzten Abschnitt stellen Sie den Verkaufspreis bzw. den Abrechnungspreis für den Ladestrom für den ausgewählten Debitor ein. Der hinterlegte Preis wird sobald er gespeichert wurde in den Transaktionen des Debitors (siehe Zuordnung von Karten und Stationen zum Debitor) fest hinterlegt.
Hinweis: Bitte vergessen Sie die Preispflege nicht, da die Transaktionen des Debitors sonst ohne Preis gespeichert werden. Eine rückwirkende Änderung der Daten ist nicht möglich.
Ein neuer Preis mit einem Gültigkeitsbeginn in der Zukunft kann hinterlegt werden. Das System greift zum definierten Datum auf den neuen Preis zu.
Der Preisausweis netto oder brutto kann hier als Merker hinterlegt werden. Der Eintrag in diesem Feld dient nur Ihren internen Zwecken und wird nicht ausgegeben oder anderweitig verwendet.
Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern. Sie werden dann sofort wirksam.